четверг, 12 января 2017 г.

Решение административных задач в развитой информационно-образовательной среде

При развитой информационно-образовательной среде у администратора школы появляются инструменты и методы эффективного решения некоторых административных задач.
В материале сформулированы наиболее частые задачи и методы их решения.

Кейс: Сбор оперативной информации по заболеваемости гриппом и ОРВИ в осенне- зимний период.
Задача: Ежедневно до 11:00 получить сводный отчёт по всем классам начальной, основной, старшей школы и группам дошкольного отделения об отсутствующих и причинах отсутствия. В школе может быть несколько территориально удаленных зданий и подразделений.
Решение: В облаке создаётся электронная таблица с доступом на редактирование группе "Классные руководители" и администраторам дошкольных отделений. В календаре прописывается мероприятие "Сбор сведений о заболеваемости" с обязательным напоминанием группе сроков и ссылкой на документ.
Это позволяет сотрудникам оперативно вносить данные в коллективную таблицу с минимальными усилиями и без потери времени, а администрации автоматически получать сводный отчёт.


Кейс: Обсуждение и согласование документов с трудовым коллективом или большим количеством сотрудников.
Задача: Необходимо обсудить документ, важный для функционирования школы. Коллектив школы более 200 человек. Физически нет помещения, способного вместить весь трудовой коллектив. Очень сложно организовать публичное обсуждение документа с таким количеством человек одновременно. С другой стороны, важно дать возможность высказаться каждому сотруднику и учесть, по-возможности, все замечания и предложения.
Решение: Создается облачный документ с доступом всем сотрудникам. В комментариях к документу обсуждаются и согласовываются все спорные вопросы. Выделение адекватного времени на изучение и проработку документа (от одной до нескольких недель), позволяет каждому заинтересованному сотруднику высказать свои замечания по тексту документа в удаленном, дистанционном режиме. С другой стороны, комментарии всем доступны на прочтение и согласование.


Кейс: Организация он-лайн родительского собрания школы.
Задача: проинформировать родителей о проведении он-лайн общешкольного родительского собрания. Организовать видео трансляцию выступления специалиста с возможностью ответов на вопросы аудитории.
Решение: Технологически в среде G Suite for Education организовать видеотрансляцию на канале YouTube не сложно. Для этого достаточно иметь ноутбук со встроенной видеокамерой и выходом в интернет. Главное получить ссылку на прямую трансляцию и организовать аудиторию для просмотра мероприятия. Для этого группе сотрудников "Классные руководители" проводится рассылка информационного письма для родителей со всей необходимой информацией, ссылками, материалами. Классные руководители рассылают письма родителям, с указанием в получателях и администрации школы. Тем самым обеспечивая обратную связь.
Пример объявления на официальном сайте школы с необходимыми ссылками и материалами - http://sch1950.mskobr.ru/novosti/provedenie_roditel_skogo_sobraniya_v_onlajn_rezhime/
Таким образом, у школы появляется возможность дистанционной работы с родительской общественностью.
Кейс можно применять при подготовке детей и родителей к итоговой аттестации, при информационной работе по предупреждению противоправного и антисоциального поведения, консультации по возрастной психологии и пр.


Кейс: Организация и проведение предметной недели в школе
Задача: Организовать профессиональное взаимодействие предметников. Подключить к ним учителей других предметных областей для организации метапредметные проектов.
Решение: Проводится общешкольная рассылка с анонсированием тематики и сроков проекта. Учителям предлагается записаться в облачной таблице самозаписи для участия в подготовке предметной недели.
Организуются совместные папки и документы подготовки в облачном хранилище. Документы открываются на комментирование, что позволяет обсуждать и находить совместными усилиями решение проблем.
Подробнее об организации предметного взаимодействия можно почитать в статье “Информационные основы профессионального взаимодействия”.


Кейс: Собрать в одном динамичном виде данные о мероприятиях школьной жизни (единичные, периодические, однодневные, недельные и пр). По-возможности, на сбор данных администратором не должно уходить много времени. Идеально, чтобы организатор мероприятия сам вносил о нем информацию, которую не нужно было бы дублировать и редактировать.
Решение: Создание общего календаря. Автором календаря может быть завуч, а в соавторы можно привлекать ответственных за воспитательную работу, классных руководителей, руководителей методических объединений, творческих групп и пр.


Календарь в электронном виде можно встраивать в различные интернет ресурсы школы.

            Все кейсы опробованы и используются в реальной деятельности.